出張では、仕事を始めるために必要な機器・資料・入館情報を最優先にします。衣類や洗面用品より先に、パソコン、充電器、認証手段、訪問先情報を確認します。
先に確認する持ち物
- 仕事用パソコンログインと必要な更新を出発前に済ませます。
- 専用充電器スマートフォン用と混同せず確認します。
- 入館・訪問先情報担当者、時刻、住所、入館方法を保存します。
- 仕事の資料オフラインでも確認できる状態にします。
- 仕事用の服・靴予定と移動量に合うものを選びます。
- 領収書の保管用品小さなケースや封筒にまとめます。
仕事開始に必要な物から確認する
パソコン本体だけでなく、充電器、変換アダプター、マウス、認証用端末、必要なデータを一つずつ確認します。出発前に一度ログインして更新を済ませます。
- 二段階認証に使う端末を確認する
- 資料を端末内でも見られるようにする
- オンライン会議用イヤホンを用意する
訪問先情報を一画面にまとめる
担当者名、連絡先、住所、集合時刻、入館方法を一つのメモにまとめます。通信障害を想定し、地図と入館用コードはスクリーンショットでも保存します。
- 最寄り駅から入口までの経路を確認する
- 緊急連絡先を同行者と共有する
- 帰りの交通手段も先に確認する
服装は予備より汚れ対策
仕事用の服を何組も増やすより、しわを防ぐ袋、靴を分ける袋、汚れを落とす小物を追加すると荷物を抑えられます。会食や式がある場合は予定に合わせます。
- 翌朝着る服を最初に取り出せる位置へ入れる
- 靴と衣類を分ける
- 名刺と筆記具を外出用バッグへ移す
よくある質問
1泊出張にスーツケースは必要ですか？
パソコンや資料が多い場合を除き、仕事用バッグと小型の着替えバッグで収まることがあります。移動距離と服装で決めます。
領収書はどう管理しますか？
移動中に紛失しないよう専用のケースを一つ決め、電子領収書の保存先も統一します。